Privacy Policy

This privacy statement concerns the privacy statement of FlexZ Travel, located at Kinkerstraat 137 D in Amsterdam, and registered in the trade register of the Chamber of Commerce in Amsterdam under registry number 57074763. FlexZ Travel is responsible for the processing of personal data as shown in this privacy statement. Our contact details are: info@flexztravel.com, https://www.flexztravel.com, +31624819990.

Processing of personal data

FlexZ Travel processes your personal data because you use our services and/or because you provide them to us yourself. In the context of this, FlexZ Travel records personal data (including but not limited to first and last name, gender, date of birth, place of birth, address details, telephone number, e-mail address, IP address, location data, list of contact details of the client via an app, bank account number). FlexZ Travel uses this information for the execution of its services. You can think of the information required for bookings and/or carrying out trips or chauffeur services.

Special and/or sensitive personal data

In the execution of our chauffeur and travel services, we may process special personal data. This may include medical and health data, nationality and religion or belief. We only process this data to transport and/or serve our passengers in an appropriate manner. We process special and/or sensitive personal data exclusively based on contractual obligations with the client. If you are convinced that we have collected special and/or sensitive personal data without these obligations, please contact us via info@flexztravel.com.

Our website and/or service does not intend to collect data about website visitors who are younger than 16 years of age. Unless they have permission from parents or guardian. However, we cannot check whether a visitor is older than 16. We therefore advise parents to be involved in the online activities of their children, to prevent data about children from being collected without parental consent. If you are convinced that we have collected personal information about a minor without this permission, please contact us via info@flexztravel.com and we will delete this information.

On what basis and for what purpose do we process personal data

• FlexZ Travel processes your personal data based on an agreement with the client.
• For the planning, execution and financial handling of personal assistance, chauffeur, and travel services and/or touring car trips:
  • if you receive newsletters from us by e-mail, we record your interactions, with the aim of adapting the content of our communication with what we think is relevant to you;
  • for educational and contractual purposes, telephone and/or digital contact moments (such as WhatsApp messages) may be recorded/stored;
  • to inform you about changes to our services and products;
  • to be able to answer your question when you have submitted it via the contact form on our website;
  • to deliver goods and services to you.

How long we store personal data

• FlexZ Travel does not store your personal data longer than is strictly necessary to achieve the purposes for which your data is collected. We use the following retention periods. Retention obligation in the context of sectoral legislation: 7 years (tax authorities and accountancy).
• Data will be kept for a minimum period of the term of the contract and no longer than strictly necessary.
• For employees: the personal data will be stored during the period of employment. Upon termination of employment, data required for statutory (e.g., tax) purposes will be retained for the legally required periods. Other personal data will be deleted after 6 months unless it is necessary to keep this data longer (think, for example, of providing an annual statement).
• For applicants who are not hired: the personal data will be deleted within 1 month after the end of the application procedure unless it is agreed that the data may be kept in portfolio. In that case, we use a retention period of a maximum of 1 year.

Automated decision-making

FlexZ Travel does not make decisions based on automated processing on matters that can have (significant) consequences for people. These are decisions that are taken by computer programs or systems, without involving a person (for example, an employee of FlexZ Travel).

Sharing personal data with third parties

FlexZ Travel only provides your personal data to third parties if this is necessary for the execution of the agreement with you or your client or to comply with a legal obligation. In addition, we use the following principles:

• Your data will not be passed on or sold to third parties for commercial or other purposes not related to our services;
• we require maximum efforts from our cooperation partners in monitoring personal data.

Protection and security of your personal data

FlexZ Travel attaches great importance to the protection and security of your personal data. You can rest assured that we will:

• operate in accordance with the letter and spirit of the privacy laws and regulations;
• process your data safely and carefully;
• respect your legal rights;
• take appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorised access, unwanted disclosure and unauthorised modification;
• If you have the impression that your personal data is not properly secured or there are indications of mishandling, please contact us via info@flexztravel.com.

Data Protection Officer

1. Zaari is the data protection officer of FlexZ Travel, he can be reached via info@flexztravel.com.

View, modify or delete data

You have the right to view, correct or delete your personal data. In addition, you have the right to withdraw your consent to the data processing or to object to the processing of your personal data by FlexZ Travel and you have the right to data portability. This means that you can submit a request to us, to send the personal data, that we hold about you in a computer file, to you or another organization mentioned by you.

You can send a request for access, correction, deletion, data transfer of your personal data or request for withdrawal of your consent or objection to the processing of your personal data to info@flexztravel.com or by mail: FlexZ Travel attn. Mr. F. Zaari, Kinkerstraat 137 D, 1053 DM in Amsterdam. To prevent misuse, identification is requested.

To ensure that the request for access has been made by you, we ask you to send a copy of your proof of identity with the request. In this copy, make your passport photo, MRZ (machine readable zone, the strip with numbers at the bottom of the passport), passport number and possibly Citizen Service Number (BSN) black. This is to protect your privacy. We will respond to your request as soon as possible, but in any case, within four weeks.

FlexZ Travel would also like to point out that you have the opportunity to file a complaint with the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority. This can be done via the following link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Website – cookies, or similar techniques, used by us

We use cookies on our website. FlexZ Travel only uses technical and functional cookies. And analytical cookies that do not infringe on your privacy. A cookie is a small file that is stored on your computer, tablet, or smartphone when you first visit this website. The cookies we use are necessary for the technical operation of the website and your ease of use. They ensure that the website works properly and remembers, for example, your preferred settings. It also allows us to optimise our website. You can opt out of cookies by setting your internet browser thus that it no longer stores cookies. In addition, you can also delete all information previously stored via the settings of your browser.

How we protect personal data

FlexZ Travel takes the protection of your data seriously and takes appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorised access, unwanted disclosure, and unauthorised modification. If you have the impression that your data is not properly secured or there are indications of misuse, please contact us via info@flexztravel.com.

Dit privacy statement betreft het privacy statement van FlexZ Travel, gevestigd aan de Kinkerstraat 137 D te Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 57074763. FlexZ Travel is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement. De contactgegevens zijn verder als volgt, https://www.flexztravel.com, +31624819990, info@flexztravel.com.

Verwerking van persoonsgegevens

FlexZ Travel verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. In het kader van hiervan legt FlexZ Travel persoonsgegevens vast (onder andere maar niet beperkt tot: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres, locatiegegevens, lijst met contactgegevens van de klant via een app, bankrekeningnummer). FlexZ Travel gebruikt deze gegevens ten behoeve van de uitvoering van haar dienstverlening. U kunt hierbij denken aan de informatie die benodigd is voor het boeken en/of uitvoeren van reizen of chauffeursdiensten.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Bij de uitvoering van onze chauffeurs- en reisdienstverlening verwerken wij mogelijk bijzondere persoonsgegevens. Het kan hierbij gaan om medische en gezondheidsgegevens, nationaliteit en godsdienst of levensovertuiging. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om onze reizigers op een passende wijze te vervoeren en/of te bedienen. Wij verwerken bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens uitsluitend op basis van contractuele verplichtingen met de opdrachtgever. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die verplichtingen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@flexztravel.com.

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@flexztravel.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Op basis van welke grondslag en met welk doel verwerken wij persoonsgegevens

• FlexZ Travel verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een overeenkomst met de opdrachtgever.
• Voor de planning, uitvoering en financiële afhandeling van personal assistance, chauffeurs- en reisdiensten en/of touringcarritten:
  • indien u nieuwsbrieven per e-mail van ons ontvangt, registreren wij uw interacties, met als doel om de inhoud van onze communicatie aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor u relevant is;
  • voor educatieve en contractuele doeleinden kunnen telefonische en/of digitale contactmomenten (zoals WhatsApp-berichten) worden opgenomen/opgeslagen;
  • om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • om antwoord te kunnen geven op uw vraag wanneer u deze via het contactformulier op onze website heeft ingediend;
  • om goederen en diensten bij u af te leveren;

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

• FlexZ Travel bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen. Bewaarplicht in het kader van sectorale wetgeving: 7 jaar (belastingdienst en accountancy).
• Gegevens worden minimaal bewaard gedurende de looptijd van het contract en niet langer dan strikt noodzakelijk.
• Voor medewerkers: de persoonsgegevens worden gedurende de periode van dienstverband bewaard. Bij uitdiensttreding worden voor wettelijke (bijvoorbeeld fiscale) doeleinden vereiste gegevens gedurende de wettelijk verplichte termijnen bewaard. Overige persoonsgegevens worden verwijderd na 6 maanden tenzij noodzakelijk is om deze gegevens langer te bewaren (denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van een jaaropgave).
• Voor sollicitanten die niet worden aangenomen: de persoonsgegevens worden binnen 1 maand na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd tenzij afgesproken wordt dat de gegevens in portefeuille mogen worden gehouden. In dat geval hanteren wij een bewaartermijn van maximaal 1jaar.

Geautomatiseerde besluitvorming

FlexZ Travel neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van FlexZ Travel) tussen zit.

Delen van persoonsgegevens met derden

FlexZ Travel verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend en alleen aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met u of uw opdrachtgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Daarnaast hanteren wij de volgende uitgangspunten: 

• Uw gegevens worden niet doorgegeven of verkocht aan derden voor commerciële of andere doeleinden niet gerelateerd aan onze dienstverlening;
• van onze samenwerkingspartners verlangen wij maximale inspanningen bij het bewaken van persoonsgebonden gegevens.

Bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens

FlexZ Travel hecht veel waarde aan de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens. U kunt erop vertrouwen dat wij:

• Werken conform de letter en de geest van de privacywet-en regelgeving;
• uw gegevens veilig en zorgvuldig verwerken;
• uw wettelijke rechten respecteren. Voorts neemt FlexZ Travel passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@flexztravel.com.

Functionaris gegevensbescherming

1. Zaari is de functionaris gegevensbescherming van FlexZ Travel hij is te bereiken via info@flexztravel.com.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door FlexZ Travel en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@flexztravel.com of per post: FlexZ Travel t.a.v. de heer F. Zaari, Kinkerstraat 137 D, 1053 DM te Amsterdam. Om misbruik te voorkomen wordt om identificatie gevraagd.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en eventueel Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

FlexZ Travel wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Website – cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij maken op onze website gebruik van cookies. FlexZ Travel gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein bestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

FlexZ Travel neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@flexztravel.com.